Stellenangebot: Sekretärin (m/w/d) - Kinder- & Jugendpsychiatrie

Zentralinstitut für Seelische Gesundheit

J 5, 68159 Mannheim Vollzeit Keine Angabe

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Sekretärin (m/w/d) - Kinder- & Jugendpsychiatrie
Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit steht für international herausragende Forschung und wegweisende Behandlungskonzepte in Psychiatrie und Psychotherapie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Suchtmedizin.

Zur Verstärkung unseres Teams im Kliniksekretariat der Psychiatrie und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters suchen wir zum 01.02.2026 eine Sekretärin (m/w/d).

Stellenanteil: 40 % (donnerstags & freitags ganztägig)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Option auf Weiterbeschäftigung.

Ihre Aufgaben

  • Telefonische Erstkontakte mit PatientInnen, Behandlern und externen Institutionen
  • Organisation und Koordination von stationären Wartelisten sowie Dienst- und Einsatzplänen
  • Abwicklung des täglichen Office-Managements (Email-Korrespondenz, Postbearbeitung, Protokollerstellung nach Diktat)
  • AnsprechpartnerIn für FamulantInnen, PraktikantInnen, PJ-Studierende und HospitantInnen der Klinik
  • Empfang und administrative Aufnahme von Notfällen
  • Unterstützung bei der Ausstellung von Rezepten
  • Eigenständiges Überwachen der fristgerechten Erstellung von Entlassberichten inklusive Mahnwesen
  • Korrektur, Versand und Archivierung von Arztbriefen sowie Bearbeitung von Befundanforderungen
  • Formulierung und Bearbeitung von Gerichtsbeschlüssen

Das bringen Sie mit

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als SekretärIn oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Sekretariats- bzw. Verwaltungsbereich des Gesundheitswesens
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat oder in vergleichbarer Position
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit medizinischer Terminologie
  • Fundierte MS-Office-Kenntnisse; Erfahrungen mit gängiger Kliniksoftware sind von Vorteil
  • Freundliches, serviceorientiertes und sicheres Auftreten im Umgang mit PatientInnen, Angehörigen und Mitarbeitenden
  • Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit
  • Ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie die Bereitschaft zur engagierten und vertrauensvollen interprofessionellen Zusammenarbeit

Das bieten wir Ihnen

  • Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe in einem engagierten Team
  • Ein kollegiales Umfeld, das Eigeninitiative und neue Ideen unterstützt
  • Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Gute Erreichbarkeit und zentrale Lage im Herzen von Mannheim
  • Betriebliche Gesundheitsförderung mit Sonderkonditionen bei Sportangeboten
  • Corporate Benefits und weitere lokale Vergünstigungen
  • Jobticket als Deutschlandticket
  • Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)
  • Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)

Wir stehen für Chancengleichheit

Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das ZI strebt eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen sind daher besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.

Kontakt

Sylke Rauscher, Büroleitung Kinder- & Jungendpsychiatrie, Tel. 0621 1703-4502

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